Как управлять коллективом? Советы руководителю
Известно, что около 70% информации воспринимается нами не вербально. Именно поэтому воздействие с помощью эмоций можно считать составной задачей грамотного управления подчиненными.
Любой руководитель, прежде всего, обязан превосходно управлять своими эмоциями. И только в этом случае он сможет стать эмоциональным лидером, который способен воздействовать и на подчинённых.
Начальник должен уметь следить за своими эмоциями и настроениями. И делать это нужно не тогда, когда они уже на пределе и нужно много потратить энергии и сил, чтобы как-то с ними справиться, а еще на этапе их возникновения. Он должен управлять эмоциями: уметь сдерживать негативные, но выбирать уместные, нужные на данный момент эмоции.
Кроме этого руководитель должен:
- ставить перед коллективом продуманные цели и уметь поддерживать необходимые эмоции в процессе их достижения;
- чувствовать и понимать эмоции подчиненных, уметь влиять на них;
- при выборе способов влияния нужно быть гибким, а также сочетать эмоции, факты, логику;
- при принятии наиболее важных решений уметь переключаться в необходимое эмоциональное состояние, а не принимать его, поддавшись текущему настроению.
Напомним, что делать окончательные выводы, подводить итоги желательно вообще без эмоций. В совершенстве владея своими эмоциями, начальник может также оказывать влияние и на эмоции подчиненных. Это может быть применимо на разных этапах управленческой деятельности, например, во время отдачи какого-либо распоряжения.
Грамотное и эффективное распоряжение руководителя, будь то руководитель промышленного предприятия или директор агентства недвижимости, – это передача определенной информации подчиненному, которая включает в себя и эмоциональное воздействие, а также мотивационное и вербальное влияние.
При этом все воздействие на подчиненного можно разделить на несколько этапов.
Первым из них является привлечение внимания подчиненного. Вызов подчиненного к начальнику может быть разным: по телефону, через секретаря, и другие системы связи, но так чтобы сотруднику было понятно, когда и куда его зовут к руководству. После чего он отвлечется от текущих дел и будет настраиваться на предстоящую встречу. Привлечь внимание лучше спокойным и твердым тоном, правда, иногда для придания значимости предстоящей встречи бывает необходимо придать тону эмоции, показывающие серьезность, важность или срочность разговора. Конечно, эти эмоции возможны в случае, если начальник непосредственно сам вызывает подчиненного. Если вызов идет через посредника (секретаря, помощника и др.) подобное воздействие эмоциями становится невозможным.
На следующем этапе следует показать властные полномочия. Принято, что обстановка кабинета руководителя демонстрирует полномочия руководителя, его возможности. Это настраивает подчиненного на соблюдение субординации, этикета, принятого в данном коллективе в отношениях между начальником и подчиненным, а также напоминает ему о его обязанностях и месте нахождения. Можно демонстрировать властные полномочия эмоциями, голосом. Например, при входе сотрудника в кабинет, твердо, но приветливо сказать: «Заходите. Садитесь!». Это подсознательно настроит подчиненного на то, что власть имеет тот, кто отдает распоряжения.
Следует продемонстрировать форму поведения, необходимую в данном случае. Для этого можно сказать: «Я буду говорить, а Вы записывайте. Все вопросы обсудим после». Или: «Есть задача, я буду Вам ее объяснять, если что будет непонятно – задавайте вопросы сразу!».
Продумайте общую формулировку проблемы. В зависимости от целей встречи тон изложения проблемы может быть разным. Например, спокойным и деловым, если не стоит каких-то особых задач, простая констатация событий, фактов или сообщение сотруднику неизвестной информации, например, о будущей командировке и необходимости снять квартиру в Киеве. При необходимости придайте ноту настороженности, волнения, озабоченности, чтобы показать важность распоряжения, его серьезность или срочность.
Затем сделайте постановку задачи. Лучше, чтобы перед подчиненными стояли не проблемы, хотя их решать тоже можно, а задачи. Цель задачи должна быть поставлена четко. Нужно объяснить, что требуется от сотрудника. Желательно говорить тоном твердым, спокойным, чтобы показать, что начальник уверен в возможности решения поставленной задачи.
Если нужно – объясните решение задачи пошагово. Бывают случаи, когда задача большая и ее нужно разбить на шаги или распределить на несколько человек. Тогда правильнее было бы показать какие шаги и кто конкретно должен сделать действия для решения поставленной цели.
Обозначьте время, которое отводится для решения задачи. Подход к задаче у каждого сотрудника свой: кто-то четко может ответить – сколько ему необходимо времени (дней, часов) для выполнения определенной работы. Говорят, что эти люди, ориентированные на время. Другие решают задачу до тех пор, пока она не будет решена, независимо от потраченного времени. Бывает, что такой результат появляется поздно и тем самым становится не нужным. Про таких людей говорят, что они ориентированы на процесс. Так вот, задача начальника в том и заключается, чтобы согласовать и установить оптимальные сроки для решения поставленной задачи.
Как же предупредить возможные ошибки? Осведомленность руководителя всегда намного больше. Исходя из этого, было бы лучше предупредить об очевидных, возможных ошибках, которые могут возникнуть в процессе выполнения задачи. Эмоции при этом проявлять в виде внимания и заботы. Нужно сделать акцент не на личные качества подчиненного, говоря о возможных ошибках, а на объективные, внешние обстоятельства, но которые нельзя не учитывать. Это нужно для того, чтобы работа была оптимизирована, а также для личной мотивации исполнителя. Так как, если руководитель озвучивает предстоящие трудности, он, с одной стороны, четко понимает и показывает всю сложность поставленной цели, а с другой стороны – оказывает доверие сотруднику, поручая такое сложное дело, в котором, уверен, тот справится.
Как мотивировать подчиненного? При необходимости нужно показать сотруднику, чего он может ждать по выполнению (при этом демонстрируя эмоции удовольствия, радости, успеха) или не выполнению поставленной задачи (в этом случае нужно показать сожаление, разочарование, грусть, печаль). Какую выбрать мотивацию в том или ином случае, зависит от конкретного сотрудника. Иногда можно ограничиться только позитивом, в другом случае – только негативом. Внимательный и наблюдательный руководитель лучше знает, на кого и что эффективней воздействует.
Как закончить разговор? Очень важно, закончить позитивно разговор с подчиненным. Можно поблагодарить за сотрудничество, выказать уверенность в успешном решении поставленной задачи этим человеком, поскольку дело поручено толковому, грамотному, профессиональному исполнителю. При этом следует демонстрировать воодушевление, уверенность в успехе, эмоциональный подъем. Можно поинтересоваться, какие есть мысли по решению поставленной задачи, что сотрудник предпримет в первую очередь. Одобрить озвученный ход мыслей, решение, подбодрить словами, что все обязательно получится!
На практике при эмоциональном воздействии на подчиненных может быть изменена последовательность или вообще что-то не использоваться. Все зависит от обстоятельств. Так, например, для некоторых подчиненных, которые имеют и без того высокую мотивацию, применять еще и позитивные эмоции вовсе не обязательно – зачем зря тратить силы? Существуют определенные сложности в формулировке позитивных утверждений для многих руководителей. Негативные возникают быстро и легко, а вот позитивные – сложно.
Существуют правила, которые помогают составлять позитивные утверждения.
Говорить нужно коротко и энергично. Говорите так, будто произносите лозунги. Это лучше запоминается. Фраза будет более убедительной, если ей придать нотки уверенности, значительности и спокойствия.
Не вспоминайте прошлое, оно уже прошло. Произносите фразы, используя настоящее и будущее время. Например, руководитель риэлтерского агентства, в котором занимаются такими сделками, как продажа квартир в Киеве, может попросить собрать полную информацию о ценах на жилье. Разговор должен быть или о том, что происходит сейчас или о будущем успехе.
Используйте позитивные формулировки. Говорите не о том, чего нужно избегать, а о том, что нужно сделать, чего нужно добиться. В частности, не стоит говорить «не нужно ставить перед собой нереальные цели», лучше сказать «ставьте реальные цели».
Используйте приятные слова, «рисуйте» красивые образы. Вспомните, как Остап Бендер красочно описывал воображаемый город шахматистов. Говорите так же и о реальных проектах, задавая позитивный, эмоциональный подъем своими эмоциями!
Меняйте в первую очередь себя, а не окружающий мир. Утверждение, кроме того, что должно быть позитивным, еще должно показывать, что нужно сделать, чтобы окружающая действительность изменилась, а не как должен измениться мир, чтобы жизнь стала комфортнее и лучше.
|
